Руковожу отделом административного обеспечения в одной московской компании, у нас примерно 300 сотрудников. Горы бумаги, вечные проблемы с печатью, сканированием, отправкой документов. Сотрудники постоянно жалуются, что принтеры ломаются, тонер заканчивается в самый неподходящий момент, очередь к МФУ. Я начал изучать, как можно навести порядок. Наткнулся на концепцию "цифрового офиса" от Konica Minolta. Зашел на сайт https://www.konicaminolta.ru, прочитал про консультирование, внедрение и управление печатными процессами предприятия. Понял, что это то, что нужно: не просто купить новые принтеры, а изменить подход. Оставил заявку, приехал консультант, провел полный аудит нашего парка техники и документооборота. Оказалось, что у нас 80% печати — это необязательные распечатки, многие документы можно было бы отправлять электронно. Предложили внедрить систему управления печатью Konica Minolta.

Мы поставили новые МФУ, подключили к ним систему, которая требует авторизации по карте или пин-коду перед печатью. Внедрили электронный документооборот для внутренних согласований. Результат: расход бумаги сократился на 60%, тонера — на 50%. Сотрудники теперь не печатают ерунду, потому что видят, сколько стоит каждая страница. Очереди к принтерам исчезли, потому что задания можно отправить на любой свободный аппарат. Я доволен, руководство тоже, потому что экономия существенная. Всем, кто топит за эффективность и бережливое производство, рекомендую цифровой офис от Konica Minolta. А на сайте у них много полезной информации, можно предварительно изучить, потом уже звонить.